Introducere
Automatizarea sporeste valoarea intrinseca a muncii, astfel ponderea de timp intre crearea bazei informationale si analiza acesteia se schimba in favoarea analizei.
In activitatea profesionistilor contabili, procesele manuale de operare a documentelor ocupa inca o pondere relevanta in activitatea zilnica.
Un studiu al IMA (Institute of Management Accountants), releva un numar mare al respondentilor, care folosesc proceduri manuale de inregistrare a documentelor, astfel peste 76% din contabilii specializati inca folosesc metode si lucrari manuale de intocmire a documentelor si de inregistrare a acestora in contabilitate.
In conditiile acestor practici, asigurarea managementului riscului de frauda sau de eroare, poate fi o misiune imposibila.
Astfel, activitati precum auditul intern, auditul de proceduri, masuri de asigurare precum si certificarea unui standard de guvernanta sunt cu dificultate asigurate fara digitalizarea prin obiective in cadrul organizatiei.
Dar, odata asumata strategia de digitalizare, aceasta trebuie sa devina un scop pentru fiecare membru al organizatiei, stategie integrata in cultura organizationala a companiei pe care o respecta si in scopul careia lucreaza fiecare profesionist angajat.
In departamentul de contabilitate (fara a le exclude pe celelalte), profesionistii contabili, prin experienta si cunostintele profesionale pe care le detin, reprezinta codul logic al proceselor ce urmeaza a fi dezvoltate si implementate.
Cea mai optima practica pentru reusita programului de digitalizare este construirea acestuia, asemenea unui drum si nu ca un proces de implementare, astfel obiectivele digitalizarii precum si orizontul de evenimente, raman intr-o continua dezvoltare.
Intr-o astfel de metoda, abordata digitalizarea, salariatii sunt implicati in analiza informatiei, dandu-I acesteia un scop si nu doar o forma, isi dezvolta in felul acesta abilitati de interogare si de analiza a informatiei.
Se creaza asadar, increderea in procesele implementate si rezultatele nu mai sunt privite cu precautie sau cu neincredere ci de o maniera explorativa sub ecuatii logice, stabilite impreuna cu ei.
Si intrucat vorbeam de guvernanta, din punct de vedere al evaluarii fiscale, legiuitorul in Romania, accede practicilor internationale privind digitalizarea si automatizarea, printr-o maniera exhaustiva de a transforma informatia contabila si nu numai, incepand cu momentul generarii documentului, respectiv factura, pana la procesarea si organizarea informatiei in declaratii fiscale.
Publicate inca din 2021 Sistemul National E-Factura, E-Casa de Marcat si extinderea functionalitatii SPV, in 2022 E-Transport si declaratia Saf-T – acestea repezinta solutii electronice de digitalizare a informatiei generata de catre contribuabili.
In aceste noi conditii de desfasurare a activitatii economice, analizele efectuate de catre legiuitor nu se mai pot face pe aceleasi criterii de semnificatie si risc, asadar, prima masura care se impune a fi folosita de catre ordonatorii de procedura fiscala este aceea a convocarii spre conformare a contribuabilului.
Urmata de stabilirea unor coeficienti de risc actualizati la noile conditii de desfasurare a operatiunilor contribuabililor, in contextul in care Anaf, devine un partener zilnic al contribuabilului.
E-FACTURA
Cadrul general
Intr-un context european al cooperarii si elaborarii de directii privind disclosure sustainability, digitalizarea reprezinta main factor pentru crearea si utilizarea informatiilor, prin urmare directivele europene stabilesc conditiile de constituire a informatiei pentru a se implementa caracterul de informatie transfrontaliera.
In scopul reglementarii facturii electronice standardul european privind factura electronică – stabilit in Regulamentul (UE) nr. 1.025/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind standardizarea europeană, introduce elementele fundamentale pe care o factura electronica trebuie sa le contina.
La nivel national, regulamentul european a fost transpus in OUG 120/2021, privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura; Legea 296/2023 precum si in OUG 115/2023- acte normative ce reglementeaza si completeaza cadrul in care sistemul produce efecte in randul operatorilor economici ce desfasoara activitatea economica pe teritoriul Romaniei.
- Cine are obligatia implementarii facturii electronice RO E-Factura
Ordonanta 120/2021 introduce termenii emitent si destinatar, fara o definire exacta a contribuabililor care se inscriu, obligatiei de a utiliza factura electronica.
Astfel, in Legea 296/2023, legiuitorul invedereaza fata de termenii emitent si destinatar – operatorii economici stabiliți în România conform art. 266 alin. (2).
Specific de facto operatorilor economici pentru a se inscrie in sistemul national privind factura electronica, este caracterul de persoana impozabila, prin urmare, orice persoană care desfășoară, de o manieră independentă activități economice pe teritoriul Romaniei (rezidenta), are optiunea respectiv obligatia de a emite si accepta facturi prin sistemul national privind factura electronica.
O alta categorie inclusa in prevederile de utilizare a sistemului RO E-Factura este reprezentata de catre persoanele nerezidente (sunt rezidenti in spatiul UE si NONUE), inregistrate in scopuri de tva in Romania printr-un sediu fix, categorie reprezentata de catre contribuabilii care detin suficiente resurse tehnice si umane in Romania la o adresa declarata care dobandesc astfel, optiunea respectiv obligatia de a transmite si accepta facturi prin sistemul national privind factura electronica.
Ultimii, la momentul acesta, in lista contribuabililor care sunt reglementati la aplicarea prevederilor privind sistemul RO E-Factura sunt nerezidentii, persoane impozabile care nu sunt stabiliti in Romania, respectiv nu au o adresa declarata (sunt rezidentii ai spatiului NONUE, in tari cu care Romania nu are incheiate acorduri de recuperare a datoriilor fiscale) dar care presteaza servicii si livreaza bunuri pe teritoriul Romaniei si au un cod de TVA obtinut prin intermediul unui reprezentant fiscal, acestia au obligatia de a raporta in sistemul RO E-Factura, facturile emise.
Asadar, utilizatori ai sistemului Ro E-Factura, sunt persoanele impozabile rezidente sau nerezidente in Romania, inregistrati in scopuri de tva sau nu in Romania, care genereaza in urma tranzactiilor economice desfasurate pe teritoriul Romaniei documentul- factura.
Facturile simplificate, respectiv bonurile fiscale care contin codul fiscal al societatii si au o valoare de pana la 100euro sunt exceptate de la transmiterea prin sistemul Ro E-Factura.
- Cu ce data este optional respectiv obligatoriu utilizarea sistemului national privind factura electronica?
Pentru facturile aferente operatiunilor economice derulate in relatia B2G, utilizarea sistemului Ro E-Factura a produs efecte incepand cu 01 iulie 2022, reglementare inclusa in Legea 139/2022.
Facturile raporturilor economice care se deruleaza in relatia B2B, implica doua momente potrivit Legii 296/2023:
01.01.2024 – 30.06.2024 | Perioada in care sistemul este optional pentru relatia B2B, in acest interval de timp, utilizarea sistemului se face ulterior inscrierii in Registrul operatorilor care aplica sistemul Ro E-Factura, fara a fi stabilita obligatia destinatarului de a accepta si descarca factura din sistemul RO E-Factura, potrivit art 319 alin (24). |
>=01.07.2024 | Incepand cu 01 iulie 2024, utilizarea facturii electronice se aplica tuturor operatorilor economici, astfel incat destinatarul are obligatia de a accepta, descarca si salva factura electronica din sistemul national Ro E – Factura.
|
Exceptati de la conditia acceptarii de catre destinatar, sunt persoanele impozabile, nerezidente in Romania si nestabilite in Romania care s-au inscris in Registrul Ro-E Factura pentru raportarea optionala incepand cu 01.01.2024 – acestia vor raporta facturile in sistemul Ro E-Factura si dupa 01 iulie 2024 indiferent daca beneficiarii accepta si descarca sau nu, facturile din sistemul Ro E-factura, reglementare potrivit art LXV pct (8) din Legea 296/2023 – prin urmare, aceasta categorie de operatori economici are obligatia transmiterii acestor facturi si prin mijloacele vechi, reglementate de art. 319 din Codul Fiscal.
A fost eliminata prin OUG 115/2023 sanctiunea speciala privind amenda egala cu valoarea tva-ului dedus de catre destinatar, in cazul in care factura nu a fost acceptata si descarcata din sistemul Ro E-Factura de catre destinatarul facturii, sanctiune care contravenea cu principiul corespondentei in materie de tva, respectiv daca valoarea tva-ului este nedeductibila atunci si baza acestuia trebuie considerata cheltuiala nedeductibila.
Totusi, transmiterea facturilor fiscale de la emitent la destinatar pe o alta cale decat Sistemul national Ro E-Factura, dupa data de 01.07.2024 se sanctioneaza cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii, amenda aplicata destinatarului facturii.
- Conditii de fond si forma ale facturii electronice
Factura electronica implica 3 participanti: emitent – Ministerului de Finante prin xml (semnatura electronica) si destinatar.
Elementele facturii electronice sunt precizate la art 4 alin(2) din OUG 120/2021 dar in schema de validare a facturii electronice, se constata ca informatii precum numarul contractului nu reprezinta element mandatoriu pentru validarea facturii electronice.
Dar, in categoria informatiilor obligatorii se regasesc: judetul, localitatea, adresa emitentului si a destinatarului, codul postal si codul tarii, categoria de tva si cota de tva, codul NC – codul tarifar vamal si codul CPV – identificator pentru articolele din domeniul achizitiilor publice precum si documentele justificative intocmite pentru respectiva factura(acestea trebuie sa fie atasate facturii electronice).
Tipul documentului reprezinta un alt element specific al documentului electronic, astfel incat, acesta poate fi: factura – autofactura sau factura corectata.
De asemenea, este necesar a se avea in vedere acele situatii cand data emiterii facturii nu este aceeasi cu data exigibilitatii TVA-ului. In situatiile in care faptul generator, potrivit art 282 alin (1) din Codul Fiscal, respectiv livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor se realizeaza la o data diferita de data facturii – cele doua momente, data facturii si data exigibilitatii tva-ului, sunt necesare a se integra in factura electronica.
De exemplu: Data livrarii bunurilor este 15.11.2023
Data facturii fiscale este 05.12.2023
In aceasta situatie obligatia de raportare a facturii fiscale se constituie la 05.12.2023.
O alta situatie este reprezentata, de acele facturi electronice pentru care, destinatarul, semnaleaza neconformitati, pentru aceste cazuri, acesta transmite un mesaj cu aspectele mentionate, invederate emitentului in sectiunea mesaje, activa pentru fiecare factura electronica primita in sistem. Ulterior receptionarii mesajului de catre emitent, reemiterea acesteia, se face conform tipului de document factura corectata.
Ulterior validarii documentului pe amprenta electronica a Ministerului de Finante, certificarea facturii genereaza o sintaxa xml cu semnatura electronica a MF, prin urmare destinatarul are obligatia de a arhiva tot fisierul generat de catre Ministerul de Finante pentru fiecare factura electronica descarcata.
De mentionat, in acest punct sunt si prevederile privind arhivarea care s-au armonizat, prin Legea 36 din 11 ianuarie 2023, cu dispozitiile inspectiilor fiscale precum si cu directiile de digitalizare ale Ministerului de Finante si Anaf, instituindu-se prin legea mentionata, termenul de 5 ani pentru pastrarea registrelor din contabilitate și a documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară.
- Sfera tranzactiilor care se raporteaza in sistemului national privind factura electronica
Initial, prin ordonanta 120/2021, legiuitorul stabileste in sarcina operatorilor economici doar pentru produsele cu risc fiscal ridicat, utilizarea sistemului RO E-Factura, prevedere eliminata conform reglementarilor stabilite in Legea 296/2023, astfel incat potrivit acestora, optiunea respectiv obligativitatea de a utiliza factura electronica se aplica livrărilor de bunuri și prestărilor de servicii care au locul livrării/prestării în România, indiferent daca destinatarul este o persoana inregistrata in scopuri de tva sau nu.
Asadar, in conformitate cu prevederile art 275, 278 si 279 din Codul Fiscal, operatorii economici care efectueaza tranzactii pentru care: locul livrarii de bunuri este in Romania, locul efectuarii transportului este in Romania, locul unde se efectueaza montajul sau instalarea, precum si locul unde se presteaza serviciile este in Romania – toate acestea reprezinta operatiuni realizate intre persoane impozabile ce fac obiectul facturii electronice.
Eligibile la transmiterea prin sistemul Ro E – Factura sunt si facturile de avans, facturile de storno, facturile de reduceri precum si facturile de vouchere.
In relatia B2C (respective persoana impozabila – persoana neimpozabila) nu se aplica Sistemul national Ro E-Factura.
- Particularitati
Subscriu, sub implicatiile unei bune guvernante in cadrul organizatiei, asupra constituirii unor proceduri cu mesaje informative catre partenerii acesteia privind procesele informatice pe care compania le foloseste atat intern cat si in relatia cu institutiile statului.
Astfel de strategii contribuie la cresterea tranparentei si a increderii intre participantii mediului economic.