E-Invoicing componenta structurala in strategia digitala

Tehnologia informatiei in strategia digitala

      Adoptarea unei strategii de digitalizare la nivelul organizatiei certifica procedurile, produsele si serviciile cu un nivel inalt de siguranta si fiabilitate, ca urmare a standardelor de calitate implementare in cadrul procesului de digitalizare.
Procesele informatice a caror specificatii tehnice sunt certificate de standarde nationale sau internationale specifice domeniului de activitate sau comune, cum ar fi standardele TIC, confera informatiei digitale elemente de compatibilitate si interoperabilitate pe piete noi.
     Strategia de implementare a proceselor informatice standardizate tehnic si semantic reprezinta forma cea mai inalta de incluziune care interconecteaza organizatia incepand cu elementele definitorii si specifice fiecarui departament ce sunt transpuse prin euristica digitalizarii, intr-o marca organizationala digitala reconoscibila de utilizatorii altor piete.
    Efectul de retea prezinta caracteristici interoperabile intre departamentele din cadrul organizatiei privind protocolul, forma, certificarea, oportunitatea si viteza informatiei, precum si un inalt nivel de interoperabilitate cu dispozitive si aplicatii din afara organizatiei (clienti, furnizori, actionari, audit, organizatii publice).

Screenshot 2024 04 01 152841

    Totusi obiectivul principal al strategiei de digitalizare ramane interoperabilitatea cu dispozitive si centre de calcul din afara organizatiei, prin urmare, amprenta digitala a companiei se cuvine sa contina elemente identificabile semantice si de sintaxa pentru a se realiza o comunicare digitala standardizata interorganizational. Ca raspuns la cerintele de digitalizare, tot mai multe dispozitive TIC emit informatia sub forma mesajului certificat ca apartinand unui standard. Dar implementarea standardelor digitale in cadrul companiei este o investitie si nu doar o memorie stocata.

    Digitalizarea nu trebuie sa fie un proces aleatoriu sau fragmentat si in niciun caz un hazard generat de impuneri legislative, o astfel de abordare genereaza o performanta digitala mediocra si include compania doar intr-o statistica normativa.

Euristica digitalizarii este o strategie investitionala pe termen lung ce are la baza o practica pedagogica conceputa in mediul organizational si in afara acesteia si rezultatele investitiei se cuantifica permanent in toate structurile organizationale.

Raportul Comisiei Europene privind efectele facturarii electronice

     Comisia Europeana, pentru armonizarea procedurilor in domeniul achizitiilor publice, dispune elaborarea unui standard european privind factura electronica in domeniul achizitiilor publice.
Comitetul European de Standardizare (CEN) instituie astfel standardul european privind facturarea electronica SR EN 16931-1, ca urmare a Directivei 2014/55/UE din 16 aprilie 2014. In raportul Comisiei Europene privind rezultatele Directivei 2014/55/UE asupra facturarii electronice in domeniul achizitiilor publice se arata nivelul de conformare al statelor membre privind obligatia furnizorilor de a emite facturi electronice in sectorul public, astfel incat pana in iulie 2023 toate statele membre au transpus prevederile directivei in legislatia nationala.


     Strategia digitala a UE nu se opreste la facturile electronice pe care administratiile publice din Europa trebuie sa le primeasca si sa le prelucreze a urmare a indeplinirii dispozitiilor directivelor UE privind achizitiile publice si lucrarile publice instituite in Directiva 2014/24/UE si Directiva 2009/81/CE, euristica digitalizarii involva standardul european in arhetipuri de raportare generalizate de relatiile economice pe care agentii economici ai UE le dezvolta transfrontalier.


Agenda de lucru a UE, asa cum specifica si raportul Comisiei Europene privind efectele Directivei 2014/55/UE asupra facturarii electronice, prevede urmatoarea etapa in disciplina digitala pentru – tranzactiile economice B2B transfrontaliere.

Screenshot 2024 04 01 154133

     Sistemul de facturare electronic B2B transfrontalier, se instituie in complementaritatea Directivei 2006/112/UE privind TVA.


Mai exact?

Tranzactiile economice multinationale vor dobandi o trasabilitate circulara in materie de TVA prin – regimul impozabil al agentului economic privitor la inregistrarea in scopuri de tva (atribut interoperabil la nivelul UE) – continutul semantic al tranzactiei uniform operabil transfrontalier – tratament fiscal unitar privind livrarile si achizitiile la nivelul UE – simplificarea documentatiei tranzactiilor transfrontaliere – rolul de facto al sistemului de facturare privind informarea si centralizarea informatiilor si a bazei impozabile.

    Solutiile tehnice de digitalizare pe care agentii economici le dezvolta, sunt necesare a se dezvolta pe specificatiile tehnice instituite de standardele europene in materie de digitalizare, in vederea realizarii obiectivelor transfrontaliere privind facturarea electronica in B2G – B2B si B2C prin constituirea unei retele digitale interoperabile in toate sistemele de facturare.


    Standardul European privind factura electronica PEPPOL (Peppol Business Interoperability Specification) este utilizat si de catre tari din afara UE, state precum Australia, Japonia, Noa Zeelanda si Singapore aplica acelasi standard de facturare PEPPOL, asa cum prezinta si raportul Comisiei Europene privind factura electronica inaintat Parlamentului European, Comisia sustine si dezvolta un model de cooperare in materie de digitalizare pe un sistem de retea cu specificatii tehnice unice ce realizeaza un schimb interoperabil al facturilor electronice.

RO E-Invoicing


Structura facturii electronice


     Directiva 2014/55/UE privind factura electronica reglementeaza elementele semantice de baza ale acesteia, dispuse si de organizatiile europene de standardizare precum CEN, ONU/CEFACT – ISO 20022, continutul semantic este transpus prin sintaxele de structura stabilite pentru standardul european in forma autentica si securizata a facturii electronice.
Ca masura de punere in aplicare a directivei privind factura electronica, Comitetul European de Standardizare publica standardul EN 16931-1 si lista sintaxelor privind constructia facturii electronice. In Romania, constituirea facturii electronice se realizeaza conform specificatiilor instituite de standardul european si a regulilor Core Invoice Usage Specification.
Specificatiile tehnice prevazute in reglementarea europeana sunt neutrale si compatibile cu legislatia si reglementarile facturii la nivelul statelor membre UE, pentru a prevenii aparitia unor bariere de natura tehnica si legislativa in schimbul interoperabil al facturilor electronice.


     Elementele specifice facturilor electronice sunt definite la art 226 din Directiva de TVA 2006/112/CE si sunt preluate in specificatiile standardului european, totodata acesta extinde conditiile generale de validare a facturii electronice cu elemente privitoare la efectuarea platilor intregind astfel obiectivul stabilit pentru factura electronica – transmiterea respectiv receptia acesteia si prelucrarea automata a platilor.
Asadar elementele comune principale validatoare ce cuprind informatii de date semantice privitoare la: tipul facturii, data, numarul facturii, informatii despre furnizor si client, baza impozabila constituita din pret, cantitate si tva si instructiunile de plata, sunt consolidate cu elemente specifice tranzactiei economice referitoare la contract si specificul acestuia si detalii privind platile, cu scopul de a reflecta in mod corespunzator tranzactia din punct de vedere comercial si fiscal.

Validarea facturii electronice


    In reglementarile nationale privind factura electronica se instituie semnatura electronica a Ministerului Finantelor, ca element validator al facturii, succedata de un fisier xml ce autentifica factura electronica transmisa de catre emitent.
In timp ce directiva europeana privind factura electronica, cu scopul de a respecta prevederile Directivei de TVA 2006/112/CE, instituie, pentru emitentul facturii posibilitatea de a garanta completitudinea si corectitudinea acesteia din perspectiva tva prin aplicarea unei semnaturii electronice.


    Conform specificatiilor tehnice instituite de directiva privind factura electronica 2014/55/CE, la punctul 34 se invedereaza faptul ca autoritatea contractanta respectiv cumparatorul poate refuza o factura electronica doar pe motiv de neindeplinire a sintaxelor publicate de Comisia Europeana respectiv mesaje XML1.0 pentru facturi intersectoriale si mesaje UBL pentru facturi și note de credit si nu pentru alte motive de neconformitate, fata de prevederile UE, in Romania validarea sintaxelor xml este realizata de catre Ministerul de Finante ca mai apoi sa ajunga la destinatar factura electronica cu o semnatura valida.

Modificarea facturii electronice


    O factura electronica transmisa si acceptata de catre autoritatea contractanta respectiv comparator poate fi modificata doar printr-o noua factura electronica.
Modelul semantic de date ce construieste factura electronica este prezentat in norma europeana  EN 16931-1, aceasta contine regulile pentru validarea elementelor de baza (a continutului semnatic) ce alcatuiesc fisierul xml al facturii electronice, astfel incat norma europeana stabileste pentru o factura initial emisa, careia ii corespunde codul 380 urmatoarele tipuri de facturi ce modifica o factura initial emisa ce se refera la aceasta fara echivoc: codul 381 pentru nota de credit, codul 384 pentru factura corectata si codul 389 pentru autofactura.

Screenshot 2024 04 01 155607

Specificatiile standardului european privind modificarea facturii initial emisa, isi au corespondenta la art 330 din Codul Fiscal, alin (1) lit b) prevede pentru situatia in care beneficiarul a receptionat factura, in raspunderea emitentului de a emite o noua factura cu informatiile corecte si o factura cu semnul minus pentru valorile initial emise.

Autofactura sau factura catre sine, este o indatorire stabilita prin contract in sarcina comparatorului sau ca urmare a indeplinirii prevederilor art 319 alin (8) si alin (16) din Codul Fiscal, prin care se instituie obligatia persoanei impozabile sa emite o factura catre sine pentru livrarile si prestarile de servicii primite, pana in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

Exceptii


   Printr-un demers consecvent al strategiei de digitalizare a UE, Directiva 2014/55/CE privind facturarea electronica succedata de publicarea standardului european privind modelul de date semnatice al facturii electronice si lista sintaxelor stabilite pentru acesta, in 2017, instituie o forma digitalizata de validare a elementelor de baza ale facturii, intocmai cum acestea sunt reglementate in Directiva de TVA 2006/112/CE.


Insasi Directiva de TVA, la art 217 – 218, prevede transmiterea si acceptarea pe cale electronica a facturilor ca optiune pentru facturile emise pe format hartie. Asadar pentru instaurarea unei reguli generale privind transmiterea facturii doar pe cale electronica, a fost necesara o derogare de la prevederile Directivei de TVA privind factura, pe care Romania a obtinut-o in iulie 2023 de la Consiliul UE, decizia emisa permite acesteia instituirea facturii electronice, obligatorie pentru tranzactiile economice efectuate de catre persoanele impozabile pe teritoriul tarii.


Asadar, tranzactiile exceptate de la obligatia emiterii facturii electronice sunt:
o Livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene
o Livrarile intracomunitare
o Livrarile efectuate de catre persoane care nu au sediul activitatii economice in Romania si nici nu sunt inregistrati in scopuri de tva in Romania
o Livrarile a caror document de emitere este o factura simplificata

Etapele implementarii facturii electronice in Romania

Screenshot 2024 04 01 160352

Solutiile tehnice locale asigura cerintele nationale pentru elementele de baza ale tranzactiilor economice, respectiv factura si plata, dar in viitorul unei facturi exclusiv electronice transfrontaliere tranzactia economica trebuie sa prezinte un nivel acceptabil de elemente generalizate si de securitate pentru cat mai multe piete.
Aceasta, trebuie sa aibe suficiente elemente reconiscibile si validatoare pe cat mai multe piete interoperabile.

Pe cale de consecinta ramane de vazut cum se va efectua validarea transmiterii facturii elenctronice transfrontaliere avand in vedere particularitatile pe care Romania le-a instituit precum judet, restrictii privind numarul facturii, numarul comenzii si detalii din contract ce nu sunt obligatorii de completat.

Totusi cauzalitatea  strategiei de digitalizare a companiei nu trebuie sa aibe ca factori determinati reglementari ale autoritatilor fiscale, strategia de digitalizare este un demers continuu de cunoastere si dezvoltare in structuri precum: managementul stocurilor si inventarierea automatizata, digitalizarea transporturilor sau managementul achizitiilor.


 

 

 

 

 

 

 

Bibliografie

1. DIRECTIVA 2014/55/UE A PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI A CONSILIULUI din 16 aprilie 2014 privind facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice;
2. DIRECTIVA 2006/112/CE A CONSILIULUI din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată;
3. DECIZIA DE PUNERE ÎN APLICARE (UE) 2017/1870 A COMISIEI din 16 octombrie 2017 privind publicarea referinței standardului european referitor la facturarea electronică și lista sintaxelor sale în conformitate cu Directiva 2014/55/UE a Parlamentului European și a Consiliului;
4. Ghid privind utilizarea sistemului naţional de facturare electronică RO E-Factura;
5. Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal; Legea 296/2023;
6. RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU privind efectele Directivei 2014/55/UE asupra pieței interne și a adoptării facturării electronice în domeniul achizițiilor publice.

Distribuie pe: